Erfa-Stammtisch, 22. Januar 2026, zum Thema «Öffentliche Ausschreibungen – Rechtssicherheit, Transparenz und Effizienz durch digitale Tools»

Wie können wir öffentliche Ausschreibungen so gestalten, dass sie rechtssicher, transparent und effizient sind? Die Frage, wie digitale Werkzeuge uns dabei unterstützen können, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Abläufe zu verschlanken und bessere Ergebnisse zu erzielen, stand im Zentrum dieses Erfa-Stammtischs. Ebenso wurde beantwortet, was eigentlich die zentrale Problematik im heutigen Beschaffungswesen ist.

Im Mittelpunkt des Erfa-Stammtischs stand die Frage, wie modernes digitales Beschaffungsmanagement im öffentlichen Gemeinwesen zur Grundlage einer verlässlichen und vorausschauenden Vergabepraxis wird. Anhand konkreter Praxisbeispiele wurde gezeigt, wie Gemeinden durch klare Prozesse, digitale Tools und strukturierte Dokumentation ihre Ausschreibungen professionell gestalten und damit sowohl Rechtssicherheit als auch Effizienz gewinnen. Gemeinden und öffentliche Organisationen berichteten, wie sie Ausschreibungen planen, durchführen und dokumentieren, wie sie Risiken reduzieren und die Qualität ihrer Vergaben sichtbar machen, sowohl innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Bevölkerung und Politik.

Rainer Jost, Abteilungsleiter Finanzen der Gemeinde Ittigen, zeigte auf, wie die Gemeinde ihre Beschaffungsprozesse geprüft hat und weshalb aufgrund des hohen Zeitaufwands sowie der fachlichen Komplexität eine externe Firma beauftragt wurde. Ittigen mit rund 10 000 Einwohnern verdeutlicht, wie anspruchsvoll selbst für mittelgrosse Gemeinden die rechtskonforme Durchführung von Ausschreibungen geworden ist. Ständiges Suchen nach Fehlerquellen erschwert effiziente Beschaffungen, weshalb die Praxis zunehmend auf digitale Tools, transparente Prozesse und klare Strukturen setzt. Gemeinden verfolgen dabei immer häufiger eine lösungsorientierte Haltung und suchen aktiv nach Lösungen, statt im Problem zu verharren.

Serge Liechti, Partner der mabuco GmbH, verband Praxis und Theorie und zeigte, wie digitale Werkzeuge Gemeinden helfen, Transparenz, Compliance und Effizienz im Beschaffungswesen nachhaltig zu verbessern. Digitale Prozessführung, automatische Dokumentgenerierung, konsistente Datenhaltung und klare Kriterienkataloge ermöglichen eine deutliche Qualitätssteigerung im gesamten Vergabeprozess.

Christoph Schärli, Rechtsanwalt mit Spezialisierung auf öffentliches Beschaffungsrecht, vermittelte die rechtlichen Grundlagen und erläuterte, wie digitale Systeme zur Einhaltung der Rechtssicherheit beitragen. Durch strukturierte Prozessschritte, automatisierte Prüfungen und lückenlose Dokumentation können formelle Fehler vermieden werden. Dies ist entscheidend, da schon kleine Abweichungen rechtlich weitreichende Folgen haben können.

Michael Walter, Projektleiter Beschaffung und Logistik beim Kantonsspital Aarau, zeigte eindrucksvoll, wie öffentliche Organisationen ihre Beschaffungen durch digitalisierte Prozesse optimieren konnten. Das Spital führte im zweiten Halbjahr 2025 zahlreiche Ausschreibungen digital durch und erreichte unter anderem eine Reduktion des Zeitaufwands für die Projekterstellung von acht Stunden auf eine Stunde. Die Bewertung erfolgt digital, Fehlerquellen werden minimiert und alle Unterlagen werden automatisch rechtssicher erstellt. Die Übersichtlichkeit steigt deutlich und die Prozesse werden für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Fazit:
Der Erfa-Stammtisch zeigte eindrücklich, wie Gemeinden und öffentliche Organisationen mit digitalen Werkzeugen, klaren Prozessen und juristisch fundierten Grundlagen ihre Ausschreibungen professioneller, effizienter und zukunftsfähiger gestalten können. Der Austausch verdeutlichte, dass ein modernes Beschaffungswesen entsteht, wenn Wissen geteilt, Verantwortung wahrgenommen und Innovation aktiv gelebt wird.

Links:

Ein herzliches Dankeschön an die kompetenten Referenten für die spannenden Inputs. Die Moderation übernahm Claudia Kratochvil-Hametner, Direktorin des Schweizerischen Gemeindeverbands SGV. Das Video der Veranstaltung können Sie sich noch einmal ansehen.

Die Präsentation steht Ihnen zum Download zur Verfügung: